1. Verantwortlicher
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist:
VetMeta GmbH
Ericusspitze 4
D-20457 Hamburg
Deutschland
E-Mail: datasecurity@vetmeta.com
2. Rollenverteilung und Verantwortlichkeit
VetMeta stellt digitale Dienste für Tierärzte und tierärztliche Einrichtungen bereit. Im Rahmen der Nutzung dieser Dienste erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten regelmäßig im Auftrag der jeweiligen Tierarztpraxis, die datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO bleibt.
VetMeta agiert dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung der Praxis.
3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
3.1. VetMeta erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung digitaler Dienste für Tierärzte und tierärztliche Einrichtungen.
3.2. Zu den verarbeiteten Daten können gehören: Name, Kontaktdaten, berufliche Informationen sowie bei Audioaufnahmen Sprachdaten der Nutzer bzw. Tierhalter.
3.3. Die Verarbeitung erfolgt je nach Verarbeitungsvorgang insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).
3.4. Zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Nachweis- und Rechenschaftspflichten gemäß Art. 7 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO sieht VetMeta vor, dass die Zustimmung des Tierhalters zur Aufzeichnung des Gesprächs dokumentiert wird. Die Zustimmung kann schriftlich oder mündlich im Rahmen der Gesprächsaufzeichnung erteilt werden.
Im letztgenannten Fall kann der Tierarzt die Einwilligung des Tierhalters zu Beginn der Audioaufnahme hörbar bestätigen lassen, etwa durch die Aussage „Ich stimme der Aufzeichnung des Gesprächs zu“. Diese Information wird ausschließlich als Nachweis der Einwilligung gespeichert und nach Ablauf der regulären Löschfrist der Audioaufnahme automatisch mitgelöscht.
4. Zweck der Datenverarbeitung
4.1. Die Audioaufnahmen dienen ausschließlich der Umwandlung des Dialogs zwischen Tierarzt und Tierhalter in Text mittels Spracherkennung und automatischer Analyse.
4.2. Die daraus erzeugten Transkripte werden zur Erstellung medizinischer Dokumentationen und Behandlungsnotizen innerhalb der VetMeta-Plattform genutzt.
4.3. Die Speicherung und Verarbeitung der Audioaufnahmen erfolgt nur nach vorheriger ausdrücklicher oder mündlicher Zustimmung des Tierhalters.
5. Speicherung und Löschung der Audioaufnahmen
5.1. Die Audioaufnahmen werden ausschließlich so lange gespeichert, wie dies für die Verarbeitung und Transkription erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
5.2. Nach Abschluss der Verarbeitung werden die Aufnahmen für einen begrenzten Zeitraum von bis zu 72 Stunden sicher aufbewahrt, um technische Prüfungen und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
5.3. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden alle Audioaufnahmen unwiderruflich gelöscht.
5.4. Die daraus erzeugten Texttranskripte werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der vertraglichen Leistung erforderlich ist, und danach ebenfalls gelöscht.
6. Weitergabe und Verarbeitung durch technische Dienstleister
6.1. Zur Erstellung der schriftlichen Dokumentation kann VetMeta spezialisierte technische Unterauftragsverarbeiter einsetzen, zum Beispiel Anbieter von Spracherkennungs- oder Analyse-Diensten.
6.2. Diese Dienstleister können ihren Sitz innerhalb der EU oder in Drittländern, zum Beispiel den USA, haben.
6.3. Bei Übermittlungen in Drittländer stellt VetMeta sicher, dass geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen, insbesondere durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln.
6.4. VetMeta überprüft regelmäßig, dass alle eingesetzten Partner ein angemessenes Datenschutz- und Sicherheitsniveau gewährleisten.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
VetMeta schützt sämtliche personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS) und Datenspeicherung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheits- und Zugriffsaudits sowie die Protokollierung relevanter Verarbeitungsvorgänge.
Diese Maßnahmen dienen einem angemessenen Schutzniveau im Sinne der DSGVO („Privacy by Design“ und „Privacy by Default“).
8. Rechte der betroffenen Personen
8.1. Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 15 bis 18 DSGVO.
8.2. Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO sowie auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO.
8.3. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
8.4. Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an datasecurity@vetmeta.com.
9. Nutzung von Analysetools
9.1. VetMeta kann auf der Website Analysetools einsetzen, um die Nutzung der Website zu verstehen, technische Stabilität zu prüfen und die Dienste zu verbessern.
9.2. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung nur nach Einwilligung über ein Consent-Banner gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
9.3. IP-Adressen werden, soweit möglich und vorgesehen, anonymisiert oder gekürzt verarbeitet.
9.4. Eine Datenübermittlung in die USA kann erfolgen, wobei VetMeta sicherstellt, dass geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen.